Χρόνος διατήρησης στοιχείων και βιβλίων που προβλέπονται από την εργατική νομοθεσία

Οι ατομικές συμβάσεις ή γνωστοποιήσεις των βασικών όρων εργασίας των εργαζομένων σύμφωνα με το Π.Δ 156/1994 πρέπει να διατηρούνται επί μία 2ετία μετά τη λήξη τους (Ν.3762/2009, άρθρο 7).

Το ειδικό βιβλίο υπερωριών πρέπει να διατηρείται από τον εργοδότη επί μία πενταετία από την συμπλήρωσή του (Ν.4144/2013, άρθρο 80).

Η αίτηση του εργαζόμενου ή η απόφαση του εργοδότη για κατάτμηση του χρόνου κανονικής άδειας διατηρούνται επί 5 έτη (Ν.4093/2012, άρθρο Πρώτο, Υποπαρ.ΙΑ 14).

Το βιβλίο ημερήσιων δελτίων απασχολούμενου προσωπικού στην εκτέλεση οικοδομικών και τεχνικών έργων διατηρείται επί διετία από το πέρας του έργου(Υ.Α 1801/1989).

Τα βιβλία δρομολογίων των φορτηγών αυτοκινήτων διατηρούνται επί διετία (Π.Δ 93/1986).
Εκκαθαριστικά σημειώματα αποδοχών και αποδεικτικά καταβολής αποδοχών στους μισθωτούς λόγω του γεγονότος ότι οι μισθολογικές απαιτήσεις των εργαζομένων υπάγονται στην παραγραφή των διατάξεων 250-251 Α.Κ, είναι σκόπιμο να διατηρούνται επί πενταετία.

Όσο αφορά τον έλεγχο του ΙΚΑ για την σωστή απόδοση ασφαλιστικών εισφορών και την ασφαλιστική κάλυψη όλων των ημερών εργασίας, τα στοιχεία που αφορούν χρόνο εργασίας, αμοιβή εργασίας, εφαρμογή Σ.Σ.Ε ή Δ.Α, πλήρη, μερική ή εκ περιτροπής απασχόληση, είναι χρήσιμο να διατηρούνται επί 10 έτη, καθώς αυτό είναι απώτατο χρονικό σημείο ελέγχου από την υπηρεσία.

Σημειώνουμε ότι μετά την εφαρμογή του ηλεκτρονικού συστήματος ΕΡΓΑΝΗ, ήδη δημιουργείται ηλεκτρονική βάση δεδομένων που είναι διαθέσιμα στις υπηρεσίες ΣΕΠΕ – ΙΚΑ – ΟΑΕΔ για τα στοιχεία που η υποβολή τους είναι υποχρεωτική μέσω του συστήματος (πίνακες προσωπικού, αναγγελίες πρόσληψης, καταγγελίες σύμβασης, συμβάσεις μερικής – εκ περιτροπής απασχόλησης, στοιχεία των αδειών που χορηγήθηκαν στους εργαζόμενους κ.λ.π).

Βασίλης Τραϊανόπουλος
Επιθ. Εργασιακών Σχέσεων